Fatura

tl;dr Recomendamos fortemente que você use o '''FreshBooks'''.

Vamos encarar: fazer faturas é um transtorno. O tempo gasto com faturamento é tempo que você poderia dedicar ao reparo (ou, na verdade, tempo que você não está trabalhando!). Mas, toda empresa de reparo deve faturar os clientes. Então, vamos tirar o melhor proveito disso. Empresas de reparo podem maximizar os benefícios e minimizar o tempo necessário para o faturamento ao considerar uma lista de verificação de melhores práticas e usar um modelo ou programa de faturamento.

As faturas servem tanto como um recibo dos serviços prestados quanto como uma definição de termos entre a pessoa prestadora de serviço e o cliente. Aqui está um '''exemplo de fatura''' que inclui elementos de melhores práticas. Se você quiser criar sua própria fatura ou usar um programa de faturamento, certifique-se de considerar os componentes deste exemplo. Estes elementos de melhores práticas podem ser divididos em dois grupos:

Toda fatura deve ter os seguintes elementos de recibo de venda:

• Data da fatura
• Um número de referência único
• Lista detalhada de serviços
  • Detalhamento de custos (quando aplicável): custo do serviço, custo das peças, custo dos impostos
• Informações de contato do cliente
• Informações de contato da empresa
  • Número de identificação da empresa (número da licença, CNPJ, etc.)

Toda fatura deve incluir os seguintes elementos contratuais, descritos de forma clara e concisa:

• Limitação de responsabilidade referente a danos acidentais causados ao hardware pela equipe técnica de reparo
• Limitação de responsabilidade referente aos dados do cliente
• Termos relacionados à arrecadação de impostos sobre vendas
• Termos de pagamento
  • Métodos de pagamento aceitos
  • Juros a serem cobrados em caso de atraso no pagamento
• Termos de garantia de peças e/ou mão de obra
• Espaço para a assinatura do cliente concordando com os termos

Agora que você sabe o objetivo que uma fatura deve cumprir, é hora de encontrar o programa adequado para a tarefa.

Uma rápida pesquisa online trará inúmeros '''blocos de faturas''' que podem ser comprados em grandes quantidades e preenchidos no momento da venda. Mas não os use. Os problemas mais básicos são que você não pode personalizá-los e eles não são digitais.

Com um pouco de tempo e pouca habilidade em Excel, você pode criar suas próprias faturas (e outras ferramentas comerciais úteis). Mesmo que você não decida usar o Excel ou uma planilha simples para criar suas faturas, dê uma olhada em nosso '''exemplo de fatura no Excel'''. Se atender às suas necessidades, use-o. Se não atender, modifique-o.

Se você usar nosso exemplo, seu cliente receberá uma fatura impressa como esta.

O '''FreshBooks''' é uma solução contábil completa desenvolvida em torno do faturamento. Os itens que você adiciona a uma fatura pela primeira vez podem ser salvos para faturas futuras. Isso significa que você economizará muito tempo por nunca precisar inserir as informações do cliente ou do produto uma segunda vez. O que isso significa para você? Um cliente recorrente solicitando um reparo recorrente exigirá menos de um minuto para a produção de uma fatura enviada por e-mail.

A melhor coisa sobre o '''FreshBooks''' é que ele facilita o recebimento dos pagamentos. Você pode imprimir as faturas ou enviá-las por e-mail. Uma fatura enviada por e-mail também contém um link que levará o cliente a um perfil online que mostra o status atual daquela fatura (e um histórico de todas as faturas passadas). A partir desta página, o cliente pode usar várias opções de pagamento.

Perfil do cliente no FreshBooks

Recursos interessantes do '''FreshBooks''':

• Tudo é salvo! Na primeira vez que você adiciona um cliente, produto ou serviço, você tem a opção de salvá-lo para uso fácil em faturas futuras.
• O perfil online do cliente com opções de pagamento é criado automaticamente para cada cliente quando uma fatura é enviada para ele.
• Pague para que o '''FreshBooks''' envie uma fatura em papel (com envelope de retorno selado e endereçado) ao cliente.
• O histórico da fatura é rastreado automaticamente com detalhes extremos.

Criamos exemplos das faturas deles para que você não precise se registrar apenas para dar uma espiada no resultado final:

• Exemplo de Fatura do FreshBooks
• Exemplo de Fatura por E-mail do FreshBooks

Os documentos acima foram criados a partir desta interface:

Interface de faturamento do FreshBooks

O '''QuickBooks''' é o software empresarial mais abrangente que é acessível a pessoas não acostumadas a softwares de contabilidade. É uma solução empresarial tão abrangente que a dificuldade de uso do construtor de faturas online é surpreendente. Dito isso, após alguns ajustes e um pouco de paciência, conseguimos criar um modelo satisfatório que deve ser livre de problemas no futuro.

Recursos interessantes do '''QuickBooks Online''':

• Tudo é salvo! Na primeira vez que você adiciona um cliente, produto ou serviço, você tem a opção de salvá-lo para uso fácil em faturas futuras.
• Otimizado tanto para faturamento online quanto para faturas impressas.

Criamos exemplos das faturas deles para que você não precise se registrar apenas para dar uma espiada no resultado final:

• Exemplo de Fatura do QuickBooks
• Exemplo de Fatura por E-mail do QuickBooks

Os documentos acima foram criados a partir desta interface:

Interface de faturamento do QuickBooks Online